💊 Pharmacy Inventory Control Guide

“Ayusin ang Inbentaryo. Palakihin ang Kita.”

(A simple, Tagalog-based system to help local pharmacies manage stocks efficiently)

🧭 Bakit Kailangan Ito

Maraming botika sa Pilipinas ang may natutulog na ₱20,000–₱50,000 na stock — pera na nakatengga sa shelf.

Ang dahilan? Walang malinaw na sistema sa pag-track, pag-order, at paglipat ng stocks.

Sa guide na ito, matututunan mo kung paano:

1.  Makita agad ang slow-moving o dead stocks
2. Planuhin ang tamang reorder timing
3. Ibalik ang pera na natatali sa shelf — gamit ang isang simpleng template.

🧩 Overview ng System

Ang system na ito ay binubuo ng tatlong hakbang:

(1) I-Record — (2) I-Analyze — (3) I-Act

STEP 1: I-RECORD

Gamitin ang “Inventory Tracker Sheet.”

Ito ang puso ng system — dito mo ilalagay ang lahat ng produkto mo.

Ano ang ilalagay:

•  Product Name
• Supplier
• Quantity on Hand
• Average Monthly Sales
• Expiry Date
• Cost per Unit

👉 Tip: Mas okay kung weekly mo i-update — para makita agad kung aling items ang mabilis gumalaw at alin ang natetengga.

STEP 2: I-ANALYZE

Gamitin ang “ABC Stock Tracker.”

Layunin: Matukoy kung alin sa mga produkto ang kumakain ng kapital pero mabagal ang benta.

Category           -              Description                -           Example

A          Fast-moving - high-value items - Maintenance meds, vitamins

B          Moderate-moving   -   OTC meds - ointments

C          Slow-moving / dead stock  -   Rare prescriptions - seasonal products

Paano gamitin:

1.  I-sort ang iyong listahan ayon sa sales per month.
2. Ang top 20% ng items = “A”.
3. Ang next 30% = “B”.
4. Ang natitirang 50% = “C”.

👉 Insight: Ang mga “C items” ang dapat mong i-promote, ibalik sa supplier, o i-bundle sa promos.

STEP 3: I-ACT

Gamitin ang “Reorder Calculator.”

Ito ang tool para malaman kung kailan ka dapat mag-replenish ng stock.

Formula:

Reorder Point = (Average Daily Sales × Lead Time) + Safety Stock

Example:

Kung 5 boxes per day ang nabebenta, at 7 days ang delivery time,

plus gusto mong may 10 boxes safety stock —

Reorder Point = (5 × 7) + 10 = 45 boxes.

👉 Kapag bumaba sa 45 boxes, mag-order na.

Ganito mo maiiwasan ang “overstock” o “out of stock.”

⚙️ Optional Tool: Dead Stock Audit Sheet

Ito ang checklist mo kada buwan.

Gamitin para matukoy kung aling items ang:

• Lampas 90 days na walang galaw
• Mag-e-expire sa loob ng 6 months
• Mataas ang value pero mababa ang benta

Action Plan Options:

✅ Ibalik sa supplier

✅ I-promo / bundle

✅ I-donate (for goodwill and brand trust)

🧮 BONUS: Supplier Comparison Sheet

Gamitin ito para i-record at i-compare ang terms ng bawat supplier.

Supplier    Delivery Fee    Minimum Order           Payment Terms            Notes

👉 Goal: Piliin ang suppliers na may lowest total landed cost, hindi lang lowest price per item.

💡 Quick Wins Checklist

• Na-update ang Inventory Tracker ngayong linggo
• Natukoy na ang Top 10 dead stocks
• Naka-compute ang reorder point ng Top 20 items
• Na-review ang supplier terms
• Naka-set na ang reorder reminders

🕒 Timeline of Implementation

Linggo Gagawin Resulta

Week 1 I-record lahat ng inventory Full visibility

Week 2 Gamitin ang ABC Stock Tracker Alam mo kung alin ang mabilis o mabagal

Week 3 I-setup ang Reorder Calculator No more stockouts

Week 4 I-run ang Dead Stock Audit Naibalik ang kapital

Pharmacy Profit Tracker Bundle Template

Kung gusto mo ng ready-for-you template meron  tayong available for P2899 Bundle

📦 Summary of What’s Inside

✅ Inventory Tracker Sheet

✅ ABC Stock Tracker

✅ Reorder Calculator

✅ Dead Stock Audit Sheet

✅ Supplier Comparison Sheet

✅ Quick Wins Checklist

All in one place. Lahat Tagalog, diretsahan, at ready-to-use.